Datenschutzordnung für Mitglieder

1. Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird durch diese Datenschutzordnung geregelt.

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds (gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO).  Der Verein erhebt beim Vereinseintritt alle Daten (Anmeldung bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

2. Datenschutzbeauftragter

Im Verein sind ständig weniger als 20 Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt (§ 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG). Ferne werden keine Verarbeitungen vorgenommen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegen.

Aus diesem Grund wird kein Datenschutzbeauftragter bestellt.

3. Beitritt zum Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

• Vor- und Zuname
• Geschlecht
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
• Geburtsdatum
• Bankverbindung
• Verknüpfung von Eltern und Kindern, wenn beide Teile Mitglied sind

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

Durch die Offenlegung dieser Datenschutzordnung (auf der Internetseite) sowie den Verweis darauf in den Anmelde- bzw. Beitrittsformularen gelten die Datenschutzgrundlagen als allgemein bekanntgegeben. Eine weitere Einwilligung des Mitglieds ist aus berechtigtem Interesse des Vereins nicht erforderlich.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

4. Austritt aus dem Verein

Dem Mitglied wird ein Stammblatt ausgehändigt oder übermittelt, auf dem alle Daten zu Mitgliedszeiten, Ehrungen und den im Verein erworbenen Qualifikationen und Abzeichen aufgeführt werden. Im Falle eines Wiedereintritts kann das Mitglied anhand dieses Stammblatts frühere Mitgliedszeiten für das Ehrungswesen nachweisen. Ein anderer Nachweis oder eine längerfristige Speicherung der Daten über den Austritt hinaus ist aufgrund der Vorschriften zum Datenschutz nicht möglich. Der Verein hat eine Löschpflicht.

Nach der Abwicklung des Austritts und dem Druck des Stammblatts werden alle gespeicherten personenbezogenen Daten des Mitglieds gelöscht. Der Prozess muss innerhalb von zwei Jahren nach dem Kündigungsdatum abgeschlossen sein.

Eine Ausnahme bilden ehemaligen Funktionsträger des Vereins. Hier hat der Verein ein berechtigtes Interesse die Daten zum Zwecke der Fortschreibung der Vereinschronik dauerhaft zu speichern. Nur die Bankverbindung wird nach dem Austritt innerhalb von zwei Jahren gelöscht.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

5. Ausflüge und Reisen von Gruppierungen des Vereins

Im Rahmen von Ausflügen oder Reisen können vom Mitglied folgende zusätzliche personenbezogene Daten abgefragt werden:

• Informationen zu Erkrankungen oder Allergien
• Spezielle Vorlieben
• Notfallkontakte
• Reise- oder länderspezifische Angaben

Werden Reisen mit Vertragspartnern (z.B. Reiseveranstalter) durchgeführt, werden die Daten, die zur Durchführung der vertraglichen Leistung erforderlich sind, an diese weitergegeben.

Diese Daten werden nur für die Dauer der Organisation und bis zum Ende des Ausflugs oder der Reise aufbewahrt und anschließend gelöscht bzw. vernichtet.

6. Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung

Als Mitglied des Blasmusikverbands Ortenau e.V. ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Kreisverband jeweils mit Stichtag 01.01. des Kalenderjahres zu melden. Die Datenweitergabe an den Kreisverband, einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar.

Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Kreisverbandes.

Dies sind insbesondere bei aktiven Mitgliedern folgende Daten:

• Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
• Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)
• Abzeichen oder Qualifikationen
• Instrument
• Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft
• Mitwirkung in Orchestergruppierungen des Vereins

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder), werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.

Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung übermittelt.

Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Kreisverband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

7. Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände

Als Mitglied des Blasmusikverbands Ortenau e.V. kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben bei folgenden Anlässen personenbezogene Daten an den Kreisverband übermitteln:

• Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie
• Anmeldung zu Lehrgängen und Abzeichen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Instrument, bisherige Qualifikationen
• Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum

Die Übermittlung der Daten erfolgt möglichst in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

8. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Über die einzelnen Verfahren, Systeme und Verarbeitungstätigkeiten führt der Verein entsprechend den gesetzlichen Vorgaben ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

9. Verpflichtung der Funktionsträger und Ausbilder

Alle Personen, die im Rahmen ihrer Funktion oder Ausbildungstätigkeit Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, werden zur Einhaltung der Datenschutzgrundsätze verpflichtet. Die entsprechende Verpflichtungserklärung wird archiviert.

Personenbezogene Daten werden der Person erst nach Vorliegen der Verpflichtungserklärung zugänglich gemacht.

10. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Der Hauptzweck des Mitwirkens im Verein ist das öffentliche Auftreten der vereinseigenen Gruppen. Der Verein informiert in der Presse, auf der vereinseigenen Website sowie in sozialen Medien über diese öffentlichen Auftritte und Veranstaltungen und veröffentlicht Bilder davon.

Diese Veröffentlichungen erfolgen mit Bezug auf Art. 6 DSGVO, Ziffer f (berechtigte Interessen des Vereins). Eine Zustimmung des Mitglieds ist durch die Teilnahme an dem öffentlichen Auftritt erteilt. Die Zustimmung gilt bis zum Widerruf.

Abweichend hiervon kann der Verein für bestimmte Projekte oder interne Veranstaltungen Einwilligungen zur Veröffentlichung von Bildern bzw. Abtretungen der Rechte am Bild von den Mitgliedern zeichnen lassen.

Bei Minderjährigen wird im Rahmen der Anmeldung eine Einwilligung für die Veröffentlichung von Bildern bei den Erziehungsberechtigten eingeholt.

11. Fortführung der Vereinschronik

Als Teil des örtlichen Kulturbetriebs unterliegt der Verein und dessen historische Entwicklung dem öffentlichen Interesse.

Zur Fortführung der Vereinschronik obliegt es den Funktionsträgern einzelne Dokumente oder Datensätze als historisch wertvoll zu klassifizieren. In diesem Fall überwiegt das berechtigte Interesse des Vereins bzw. der Öffentlichkeit gegenüber den Betroffenenrechten. Das heißt die Rechte auf Information, auf Auskunft, auf Löschung und auf Widerspruch kommen nicht zur Anwendung.

Die Mitgliedsdaten von Funktionsträgern sowie die Bilder, die im Rahmen dieser Tätigkeiten entstehen werden generell als historisch wertvoll klassifiziert und archiviert.

12. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

In den Vereinsräumen existiert ein Geburtstagskalender, in dem die Geburtstage aller aktiven Mitglieder des Hauptorchesters offen aufgeführt werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit gibt der Verein besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten über die Tagespresse, die Website oder soziale Medien bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.

13. Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung.

Die Beschwerde kann online unter

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/

eingereicht werden.

14. Mitgeltende Unterlagen

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
• Verpflichtungserklärungen der Funktionsträger und Ausbilder
• Auftragsverarbeitungsverträge

15. Stand des Dokuments

Version 1 vom 31.10.2019